Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 13.05.2025/Pykälä 31

TARKLTK 13.05.2025 § 31 Julkinen

93/02.08.00/2025  

Valmistelija tarkastuslautakunnan sihteeri Elina Heikkinen, p. 044 2885 550.

 Kunnan hallinnon ja tarkastuksen järjestäminen kuuluu kuntalain (410/2015) 121 §:n mukaisesti tarkastuslautakunnan tehtäväksi. Järjestämiseen kuu­luu tilintarkastuspalveluiden kilpailuttaminen.

 Kuntalain 122.2 §:n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tar­kas­ta­mis­ta varten tilintarkastusyhteisön, jonka tulee olla jul­kis­hal­lin­non ja -talouden tilintarkastuslautakunnan hyväksymä yhteisö (JHT-yh­tei­sö).  Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi ti­lin­tar­kas­ta­jak­si julkishallinnon ja -talouden hyväksytty tilintarkastaja (JHT-tilintarkastaja). Kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on va­lit­ta­va kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole pe­rus­tel­tua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä.

 Hankintamenettelyn vaiheet

 Tarkastuslautakunta päätti 4.4.2025 § 18 kilpailuttaa Paltamon kun­nan sekä kuntakonserniin kuuluvan Kiinteistö Oy Paltamon Kie­hi­sen hallinnon ja talouden tar­kas­tus­pal­ve­lut vuosille 2025–2028. Lautakunta päätti Paltamon kunnan tilintarkastuspäivien lu­ku­mää­räk­si yh­teen­sä kymmenen (10) päivää ja tytäryhteisön tar­kas­tus­päi­viksi yh­teen­sä kaksi (2) päivää. Annettujen tarjousten edellytettiin olevan voimassa 30.6.2025 saakka. Tarjouspyyntö on liitteenä.

 Hankinta toteutettiin avoimena menettelynä, jossa kaikki halukkaat toi­mit­ta­jat voivat tehdä tarjouksen. Hankinta on kansallisen kynnysarvon alittava palveluhankinta. Tarjouspyyntö julkaistiin 8.4.2025 sähköisen Cloudia-tarjouspalvelun kautta osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi. 

 Tarjoukset tuli laatia ja palauttaa sähköisen Cloudia-tarjouspalvellun kautta määräaikaan 2.5.2025 klo 12.00 mennessä. Tarjouspyyntöön tutustui neljä (4) tilintarkastusyhteisöä. Määräajassa tarjouksensa jättivät KPMG Oy Ab ja BDO Audiator Oy. Tar­jous­ten avauspöytäkirja liit­tee­nä.

 Tarjousasiakirjat sisältävät liikesalaisuuden piiriin kuuluvia tietoja, jo­ten ne ovat kokonaisuudessaan nähtävillä kokouksessa, minkä li­säk­si tarkastuslautakunnan jäsenet ovat saaneet tarjousasiakirjat etu­kä­teen tutustuttavakseen.

 Päätöksenteon perusteet

 Tarjousten arviointi- ja valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edul­li­suus, jota arvioidaan hinnan ja laadun perusteella. Arvioinnissa hin­nan osuus on 60 % (60 pistettä) ja laadun osuus 40 % (40 pistettä). Hinta- ja laatupisteet lasketaan tarjouksia verrattaessa yhteen ja kor­keim­man pistemäärän saanut katsotaan kokonaistaloudellisesti edul­li­sim­mak­si.

 Halvimmalle hyväksyttävälle tarjoukselle (alv 0 %) annetaan 60 pistettä. Muiden tarjousten hintapisteet saadaan käänteisessä suhteessa halvimpaan tarjoukseen verrattuna seuraavan kaavan avulla: halvin hinta/verrattava hinta * maksimipisteet.

 Laatupisteiden painoarvo on 40 pistettä. Laatua arvioidaan kunnan vastuullisen JHT-tilintarkastajan kokemuksella kuntien tilintarkastuksesta (enintään 20 pistettä), kunnan tilintarkastuksen tiimiin nimettävien tilintarkastajien tarkastuskokemuksella (enintään 10 pistettä tilintarkastajien yhteenlasketun kokemuksen keskiarvosta) sekä tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksella kunnista tai kuntayhtymistä (enintään 10 pistettä).

 Tarjouskilpailun osallistuneen tarjoajan on tullut esittää vaaditut selvitykset, todistukset ja/tai muut liitteet. Cloudia-ohjelmasta voidaan tulostaa yhteenveto, jonka perusteella tarjoajien jättämiä tietoja voidaan verrata ja arvioida tasapuolisesti keskenään. Yhteenveto on päätöksentekijöiden nähtävänä kokouksessa. Laatupisteet on tarkistettu voittaneen tarjouksen osalta vertaamalla tarjoajien Cloudia-järjestelmään syöttämiä tietoja toimitettuihin asiakirjoihin. Tarjousten vertailutaulukko on liitteenä.

 Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille sen jälkeen, kun kunnanvaltuusto on tehnyt asiaa koskevan hankintapäätöksen. Ulkopuolisille asiakirjat tulevat julkiseksi hankintasopimuksen tekemisen jälkeen (JulkL 7.2 §). Liikesalaisuuden piiriin luokitellut tarjouksiin liittyvät asiakirjat ovat salassa pidettäviä.

 Tarkastuslautakunta tekee ehdotuksen kunnanvaltuustolle Paltamon kunnan ja sen tytäryhtiön tilintarkastusyhteisön valinnasta. Lopullinen päätös tytäryhtiön tilintarkastusyhteisön valinnasta tehdään tytäryhtiössä, ja tytäryhtiö tekee tilintarkastuksen järjestämisestä myös oman sopimuksensa siten kuin sen säännöissä on määrätty.

 Hankintapäätös annetaan tiedoksi tarjousten jättäjille sähköisesti sen jälkeen, kun kunnanvaltuuston asiaa koskeva pöytäkirja on tarkastettu. Ilmoitus päätöksestä lähetetään tarjouksen jättäneiden tilintarkastusyhteisöjen ilmoittaman yhteyshenkilön sähköpostiin. Paltamon kunnan ja valittavan tilintarkastusyhteisön kesken laaditaan kirjallinen hankintasopimus.

Tarkastuslautakunta on pyytänyt optiona tarjouksen tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävistä. Tarjous tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävistä pyydettiin esittämään tilintarkastustarjouksessa erillisenä hintatietona, hinta per kokous. Tarkastuslautakunta tekee erillisen päätöksen option käytöstä.

Esittelijä puheenjohtaja Jari-Pekka Pyykkönen, p. 040 582 2849.

Päätösehdotus: Tarkastuslautakunta tekee ehdotuksen kunnanvaltuustolle Paltamon kunnan ja sen tytäryhtiön tilintarkastusyhteisön valinnasta vuosille 2025–2028.

Tarkastuslautakunta: Tarkastuslautakunta:

1. totesi, että molemmat määräaikaan mennessä saapuneet  tarjoukset täyttivät tarjoajille ennalta asetetut kelpoisuusehdot ja tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaiset    

2.  suoritti tarjousvertailun ennalta asetettujen valintaperusteiden ja painoarvojen mukaisesti. Tarjouspyynnön 8.4.2025 mukaiset arviointiperusteet ovat hinta 60 % ja laatu 40 %. Hankintapäätös tulee tehdä kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisesti.  

3. päätti, että lautakunta tekee erillisen päätöksen option käyttämisestä tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävään. Optio voidaan käyttää tarvittaessa kokouskohtaisesti.

Tarkastuslautakunnan esitys kunnanvaltuustolle:

Tarkastuslautakunta esittää kunnanvaltuustolle, että valtuusto valitsee Paltamon kunnan vuosien 2025-2028 hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden suorittajaksi tilintarkastusyhteisö KPMG Oy Ab, joka on tehnyt kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen.

Samalla esitetään Kiinteistö Oy Paltamon Kiehiselle, että sen tilintarkastusyhteisöksi valitaan kuntalain 122 §:n mukaisesti kunnan valitsema tilintarkastusyhteisö.

 Toimeenpano: kunnanvaltuuston käsittelyyn

 Muutoksenhakukielto (asia koskee valmistelua)